Title Issues and Closing | Interactive Questions

Escrow Requests to Avoid

There are several requests title company escrow officers receive from real estate agents that should be avoided. Below are some common examples.

1.  Real  estate  agents  should  not ask the  escrow officer  to select  or order  the  buyer’s  residential service  contract. The  buyer,  and  not the escrow  officer,  should handle  the  process  of ordering  a  residential  service contract  (“RSC”),  also  known  as a  “home  warranty,” The  buyer  can send  the  invoice  to the escrow officer  to be collected  and  paid at closing.  The escrow  officer  has  limited  or no familiarity  with the structure,  features,  or size  of the  home  subject  to the  RSC,  and  the  escrow  officer  is  unaware  of the particular  coverages  the  buyer  may want included in  the  RSC’s coverage.  Real  estate  agents  do  a dis­service  to their  clients  if  they do  not  encourage them to be  involved  in  this process.  Title companies  and  real  estate  agents  can  end  up in  conflict with  the  buyer  after closing  if  the  buyer  is  not involved  in  selecting  the  RSC  coverages,  and  then buyer  ends  up  having  to pay for repairs  for which RSC  coverage  was  available  but  not selected.

2.  Real estate agents  should  not ask  the  escrow  officer to pass checks  between  buyer  and seller at closing. Sometimes  real  estate  agents  ask that  the  title company  deliver  a check  from buyer  to seller,  or vice  versa,  at closing  for  funds  that are  not shown on  the  settlement  statement  (often  referred  to  as  the “Closing  Disclosure”).  However,  in  any  transaction  where  the  buyer  has  a  lender,  any  monies  that need  to  be  transferred  between  Seller  and  Buyer at  closing  must  be  reflected  on  the  Closing  Disclosure.  The  title  company  has  a  fiduciary  relationship with  the  lender,  which  requires  the  title  company to  close  as  instructed  on  lender’s  written  closing instructions.  Typical  lender  closing  instructions contain  language  similar  to  the  following:

“The  escrow  agent  shall  close  the  transaction and  disburse  funds  only  in  accordance  with  the Closing  Disclosure.  If  any  party  to  the  transaction  requests  that  his/her  funds  be  disbursed  in  any manner  different  from  the  Closing  Disclosure,  the escrow  agent  shall  advise  us  of  the  request  and obtain  prior  approval  from  us  before  any  funds  are disbursed  in  a  manner  different  from  the  Closing Disclosure.”

This  means  that  payments  for  matters  connected with  the  sale  of the  property,  such  as  leasebacks, non-realty  items,  or  credits  from  Seller  to  Buyer, must  be  reflected  on  the  Closing  Disclosure.  To ask  the  escrow  officer  to  aid  them  in  circumventing  the  Closing  Disclosure  via  “side  payments”  not reflected  thereon  is  to  ask  the  title  company  to violate  its fiduciary  duty  to  the  lender.  In  addition, “side  deals”  not  reflected  on  the  Closing  Disclosure  could  also  subject  those  involved  to  liability  for mortgage  fraud.

3.  Real  estate  agents  should  not  ask  the  escrow officer  to  delav  closing  due  to a  dispute  between the  listing  agent  and  the  buyer’s  agent  as  to the commission  split.

Technically all of the commission belongs to the listing broker.  In  the  e1ent  of  a  dispute,  the  law would  require  the  title  company  to pay  the  listing broker  all  of  the  commission,  and  the  buyer’s broker  would  have  to  pursue  the  listing  broker for  their  split  owed  to them.  To  try  to  bold  up  a closing  based  on  such  a  dispute  is  a  violation  of the  agent’s  fiduciary  duty  to  act  in  the  best  interest of  the  client.

4.  Real  estate agents  should  not  ask  the  escrow officer  to  notarize  pre-signed  documents. With  the  exception  of  Online  Notaries  (who are  subject  to  a  separate  set  of  stringent  regulations),  a Texas  notary  cannot  notarize  the  signatures  of  persons  that  do  not  sign  or acknowledge  a document  in  the  notary’s  physical  presence.  Texas notaries  must  also  review  sufficient  identification that  meets  the  standards  required  by  state  notary regulations.  Asking  a  notary  to  notalize  documents of  a  client  who  is  not  present  is  asking  the  notary to  break  the  law.

5.  Real  estate  agents  should  not  ask  the  escrow officer  to  pay  an  entity  (LLC’sl  or  trust  seller’s  pro­ ceeds  directly  to  an  individual  client.

6.  Real  estate  agents  should  not  ask  escrow  officers to  pay  their  individual  agent  commissions  to  their own  unlicensed  LLCs.

7.  Real  estate  agents  should  not  be  delivering  option fee  monies  to  title  companies  instead  of  the  listing agent  or  sellers.

Please Answer The Following Interactive Questions Within The Time Required by TREC

Please Respond By Clicking Each Question

[dwqa-list-questions category=”lu2-chapter4-1″]

Legal Update 2 | Chapter 4